リネンサプライ新規取引開始チェックリスト｜初回集配まで【2026年版】

リネンサプライの新規取引は、標準契約項目を契約マスタ、納品先を納品先情報、初期数量を契約カスタム項目または外部開始チェック表へ分け、初回集配まで営業・事務・配送で確認してから通常便へ移します。

見積の合意だけで集配を始めると、営業が受けた条件、事務が登録した条件、配送が参照する現場情報にずれが残ることがあります。本記事では、見積確認から通常便への移行までを5ゲートに分け、主担当、入力元、記録先、完了証跡、次工程への受渡しを整理します。

結論：5ゲートを通過してから通常便を開始する

リネンサプライの新規取引開始チェックリストとは、見積合意後から通常便開始までに、標準契約項目、納品先情報、初期数量の記録先、集配条件、初回実績を部署横断で確認する業務表である。5ゲートは法定手順や業界統一規格ではなく、供給事業者が開始漏れを防ぐための本記事の推奨業務フローです。

標準契約マスタの一明細は、顧客×品目×単価×回収・納品サイクル×期間・履歴を基本にします。納品先は関連する納品先情報、初期数量は契約カスタム項目または外部開始チェック表として分け、見積から契約へ変換する標準項目に初期数量を混ぜません。

リネンサプライの新規顧客獲得・営業の進め方が受注前を扱うのに対し、本記事は見積条件の確認後から通常便開始までを扱います。「新規取引5ゲート×3部署引継ぎ表×2記録レーン」は、リネンサプライHUBの見積、標準契約項目への変換、契約カスタム項目、契約サイクル、納品先情報、スマホでの回収・納品実績、預け在庫という実装事実を基にした独自編集フレームであり、顧客事例や開始期間を示すものではありません。

新規取引開始チェックリストの項目と完了条件を決める

開始チェックは、確認した事実を示す記録まで含めて設計します。「営業確認済み」の一語ではなく、何を、誰が、いつまでに確認し、どの記録を完了証跡とするかを一行で追える形にします。

チェック項目は条件・担当・期限・完了証跡を一組にする

条件には、見積番号、顧客、品目、単価、契約期間、取引開始日、回収・納品サイクルを置きます。納品先名、住所、受渡場所、現場連絡先は納品先情報として分け、請求先、初回集配日、担当便も利用する部署と確認元を決めます。

各項目には主担当、確認期限、入力元、記録先、完了証跡を対応させます。契約は締結・保管の記録、標準契約項目は登録済みの契約明細、初期数量は契約カスタム項目または外部開始チェック表の品目別記録、初回集配は対象日と担当者を具体的な証跡にします。

未確定項目は通常便開始前の差戻し条件にする

単価、契約期間、サイクル、納品先、初期数量の記録先、初回日など、開始に必要な項目が未確定なら、空欄のまま通常便へ移しません。未確定の内容、確認先、担当、期限を開始チェック表に残し、解消すべきゲートへ差し戻します。

この横断表は部署間の承認機能を表すものではありません。リネンサプライHUBに自動オンボーディング、部署間承認、タスク通知が実装済みとは案内していないため、担当、期限、差戻し、完了判定は自社チェックリストで管理します。

新規取引を開始する5ステップ

5ステップは、前工程の完了証跡を次工程が受け取る順に進めます。見積書と契約書はそれぞれの役割を保ち、業務で使う標準項目だけを契約マスタへ登録します。

ステップ1：見積条件と取引開始日を確定する

見積書の顧客、納品先、品目、単価、サイクル、契約期間、取引開始日を確認します。初期数量は業務確認項目として別欄に置き、未確定事項と担当を明記します。

営業は、合意済み条件と提案中の条件を混ぜず、見積番号、確認日、確認相手を開始チェック表へ結びます。積算方法や見積書の項目はリネンサプライ見積書の作り方で確認し、本チェックでは合意済み条件だけを次へ渡します。

ステップ2：契約を締結し標準契約項目を登録する

自社の契約ルールに従って契約を締結し、顧客×品目×単価×回収・納品サイクル×期間・履歴を標準契約マスタへ登録します。納品先は別の納品先情報として確認し、初期数量は含めません。

契約書は合意を残す文書、契約マスタは日常業務で参照する構造化データです。リネンサプライ契約書の作り方を参照し、締結・保管を確認してから、見積から標準契約項目の範囲だけを変換します。電子契約や承認ワークフローが備わるとは扱いません。

ステップ3：初期数量の記録先と回収・納品サイクルを確認する

品目別の初期数量を契約カスタム項目または外部開始チェック表へ記録し、標準契約マスタの回収・納品サイクル、取引開始日と照合して初回集配の基準を確定します。

初期数量は、標準契約マスタに含まれると決めつけません。外部開始チェック表を使う場合は、品目、数量、合意日、確認者、参照する契約を自社運用で残し、HUB上の標準契約項目や監査ログと同じ記録とは扱わないようにします。

ステップ4：初回集配の納品先・担当便・現場連絡先を引き継ぐ

配送担当へ納品先情報、受渡場所、現場連絡先、品目、初期数量とその記録先、回収・納品条件、初回日を渡し、担当便と確認者を決めます。

住所だけでなく、利用する納品先、受渡場所、連絡相手、訪問日を配送が確認できる状態にします。担当便と訪問順は自社の配送運用で決め、ルート自動最適化や顧客ポータルをHUBの実装済み機能とは扱いません。

ステップ5：初回実績を照合して通常便へ移行する

初回の実回収数・実納品数、受渡先、標準契約マスタのサイクル、契約カスタム項目または外部開始チェック表の初期数量を照合し、未完了項目を解消して通常便へ移行します。

配送がスマホで記録した回収・納品実績を使い、事務は品目、数量、対象日、納品先を確認します。差異があれば実績を事実どおり残し、条件の誤登録、現場情報の不足、初期数量との違いを分けて担当へ戻します。

営業・事務・配送の引継ぎを一枚にまとめる

営業・事務・配送は別々のメモを増やすのではなく、同じ5ゲート表で渡す情報と受け取る証跡を確認します。次の表は部署間ワークフローではなく、各部署が自社運用で確認する引継ぎ責任を整理したものです。

営業は合意条件と未確定事項を事務へ渡す

営業は、見積で合意した顧客、品目、単価、サイクル、期間、取引開始日と、初期数量、納品先、現場連絡先を分けて渡します。未確定項目には確認先、回答期限、次に受け取る担当を付け、口頭で伝えただけの状態にしません。

事務は見積番号と契約文書を照合し、標準契約項目へ変換できる条件と、別記録が必要な初期数量を識別します。営業方法そのものは扱わず、受注済みの条件を再現できる記録がそろった時点を引継ぎ完了とします。

事務は標準契約項目と初期数量の記録先を配送へ渡す

事務は二つの記録レーンを分けます。標準契約項目レーンには顧客、品目、単価、回収・納品サイクル、期間・履歴を置き、初期数量レーンには品目別の合意値を契約カスタム項目または外部開始チェック表で残します。

納品先は二つのレーンへ混ぜず、関連する納品先情報として配送へ渡します。リネンサプライの配送コース管理は訪問順や担当コースの設計を扱いますが、本記事では決定済みの初回日と担当便への引継ぎだけを確認します。配送ルート設計や自動最適化をリネンサプライHUBの機能とは案内していません。

新規取引でHUBへ登録する標準契約項目と、カスタム項目または外部表で補う初期数量の分担を無料相談で確認できます。現在の引継ぎ情報を5ゲートと二つの記録レーンへ分け、納品先情報を含む開始条件の境界から整理します。

初回集配後に数量・条件・記録を確認する

初回集配の終了は、訪問を終えた時点ではなく、実績と開始条件を照合し、未完了事項の扱いを決めた時点です。実績差と将来条件の変更を分け、通常便で使う記録を確定します。

初回の実回収数・実納品数と記録済み初期数量を確認する

品目別の実回収数・実納品数、受渡先、現場連絡先、契約サイクルを確認し、契約カスタム項目または外部開始チェック表に残した初期数量と照合します。差があれば実績入力の誤り、初回だけの増減、合意条件の認識差を分け、確認結果と担当を開始チェック表へ残します。

初期数量の計算式は本記事の範囲外です。預け在庫の枚数を正確に把握する計算モデルで必要数量の考え方を確認し、本チェックリストでは業務上合意した初期数量の記録先と初回実績との照合に限定します。

開始後の条件変更は変更依頼書で別に受け付ける

初回集配後に品目、合意数量、回収・納品サイクル、納品先を変える場合は、開始時の記録を直接上書きしません。リネンサプライ数量・サイクル変更依頼書で、対象契約、変更前後、適用日、受付、対象別反映、次回便確認を残します。

品目・サイクルは標準契約マスタ、合意数量は契約カスタム項目または外部台帳、納品先は納品先情報へ分けます。初回実績との差異だけで将来条件を自動変更せず、変更合意と当日の数量差を別の記録として扱います。

リネンサプライHUBに開始タスクの自動通知、部署間承認、顧客ポータル、ルート自動最適化が実装済みとは案内していません。担当、期限、差戻しと通常便への移行判断は、自社の開始チェック表と権限ルールで管理します。

まとめ

リネンサプライの新規取引は、見積確認、契約・標準項目登録、初期数量・サイクル確認、初回集配準備、初回実績確認の5ゲートで開始判定します。営業・事務・配送が同じ表を使い、条件、担当、期限、完了証跡、次工程をそろえてから通常便へ移します。

標準契約項目、納品先情報、初期数量の記録先を分けることが要点です。見積から契約への変換は標準契約項目の範囲に限り、初期数量は契約カスタム項目または外部開始チェック表へ残します。

よくある質問

リネンサプライの新規取引開始前に何を確認しますか？

見積条件、契約締結、標準契約項目、納品先情報、初期数量の記録先、回収・納品サイクル、初回集配日、現場連絡先、担当便、請求先を確認します。初期数量は契約カスタム項目または外部開始チェック表へ記録し、担当と完了証跡も残します。

見積書が承認されたらすぐ集配を始めてよいですか？

見積合意だけでなく、契約、標準契約項目の登録、納品先情報、初期数量の別記録、サイクル、初回便の準備が完了しているか確認します。見積から契約への変換は標準契約項目に限り、開始条件は自社の契約・権限ルールに従ってください。

初期数量はどのように決めますか？

顧客の使用量、交換頻度、回収・納品サイクル等から業務上合意した数量を確認します。具体的な必要枚数の計算は預け在庫とパー数の記事へ委譲し、本チェックリストでは契約カスタム項目または外部開始チェック表への記録と照合を扱います。初期数量は標準契約項目ではありません。

営業から配送へ何を引き継ぎますか？

顧客・納品先、現場担当者、品目、初期数量とその記録先、回収・納品サイクル、初回集配日、時間帯、受渡場所、現場注意事項、未確定事項を引き継ぎます。初期数量は契約カスタム項目または外部開始チェック表、納品先は納品先情報として区別します。

初回集配後は何を確認しますか？

品目別の実回収数・実納品数、受渡先、現場連絡先、契約サイクルを確認し、契約カスタム項目または外部開始チェック表に記録した初期数量と照合します。差異や条件変更があれば、実績差と条件変更を分けて記録します。

リネンサプライHUBは開始タスクを自動通知しますか？

リネンサプライHUBに部署間タスク通知や承認ワークフローが実装されているとは案内していません。見積から契約への変換は標準契約項目に使い、初期数量は契約カスタム項目または外部開始チェック表へ記録します。担当と期限は自社チェックリストで管理します。

新規取引開始後に数量やサイクルを変える場合はどうしますか？

初回条件を上書きで曖昧にせず、数量・サイクル変更依頼書で対象契約、変更前後、適用日、受付、対象別反映、次回便確認を残します。品目・サイクルは標準契約マスタ、合意数量は契約カスタム項目または外部台帳、納品先は納品先情報へ分けます。

新規取引の開始条件を一枚で整理

リネンサプライHUBなら、見積から標準契約項目への変換、契約カスタム項目、契約サイクル、納品先情報、スマホでの回収・納品実績を、開始チェックの記録先に合わせて整理できます。1名あたり月額2,980円（6名以上・税込）から、初期費用30,000円（税込）でご利用いただけます。

料金・機能の詳細や無料での製品体験については、お問い合わせからご案内しています。

無料で製品体験 →

関連記事

• リネンサプライの新規顧客獲得・営業の進め方