ユニフォームレンタルのサイズ交換依頼書｜記載項目と管理手順【2026年版】

サイズ交換依頼書は、変更前の品目・サイズ・数量と変更後の品目・サイズ・数量を対にし、旧サイズの実回収と新サイズの実納品を別欄で確定できる形にします。依頼内容をそのまま完了実績にせず、現場で確認した数量を別に記録することが、未回収や不足の見落としを防ぐ基本です。

サイズ交換依頼書とは、顧客から受けた交換予定を変更前後の品目・サイズ・数量と適用希望日で記録する業務帳票です。全国一律の法定様式ではなく、供給事業者が依頼、現場実績、次回以降の合意貸与数量を接続するための管理記録として設計します。

結論：サイズ交換は変更前後を対で記録する

サイズ交換では、旧品目・旧サイズ・回収予定数と、新品目・新サイズ・納品予定数を左右に並べます。交換前後が同じ品目でも行を分け、依頼番号で一組にすると、どの数量を減らし、どの数量を増やす予定なのかを確認できます。

本記事では、この関係を「サイズ交換の3記録対応表」として整理します。依頼書は予定、リネンサプライHUB標準の回収・納品記録は実績、外部貸与台帳または契約カスタム項目の合意貸与数量は次回以降の基準です。これはHUBの顧客・品目・契約単価・サイクル・期間、回収・納品実績、数量差異、契約カスタム項目、監査ログという自社実装事実に基づく編集フレームであり、業界標準の様式や標準画面名を示すものではありません。

サイズ交換依頼書に必要な記載項目

依頼書は、誰から受けた依頼かを示す基本項目と、交換前後を対にする交換項目に分けます。ユニフォームレンタルの貸与台帳の作り方で保持する現行条件を参照できるよう、顧客、納品先、品目の識別キーをそろえます。

基本項目は顧客・納品先・依頼番号・希望日である

基本項目には、顧客、納品先、依頼番号、受付日、適用希望日、交換理由を記録します。顧客名だけでは同一顧客の複数拠点を区別できないため、顧客IDや納品先IDを併記し、どの契約・集配先に対する依頼かを特定します。

依頼番号は、メールや電話での追加連絡と同じ交換案件をつなぐキーです。変更を受けた場合は旧内容を消さず、変更日時と受付担当、変更理由を残します。依頼管理の全体像はリネンサプライ管理システムの機能・選び方も参照し、本記事ではサイズ交換イベントの記録に範囲を絞ります。

交換項目は旧品目・新品目・各数量を左右に並べる

交換項目には、変更前の品目・サイズ・数量と、変更後の品目・サイズ・数量を左右に並べます。「MからL」のような自由記述だけにすると、品目違いや複数数量を集計しにくいため、品目、サイズ、数量を別々の欄にします。

回収予定数と納品予定数は、同数であると決めつけません。旧サイズを複数回で回収する場合や、新サイズの一部が後納になる場合でも、予定欄を実績で上書きせず、実回収数と実納品数を別欄で確定します。交換する従業員名や所属は、顧客別・品目別・サイズ別の数量管理には必須とせず、個人別管理が契約上必要な場合だけ別の記録へ分けます。

リネンサプライHUBを検討するときは、現在の交換連絡票を、依頼予定、HUB標準の回収・納品実績、外部貸与台帳または契約カスタム項目の合意貸与数量に分けて整理できます。無料相談では、既存帳票を活かした管理単位を確認できます。

サイズ交換を管理する4ステップ

サイズ交換は、依頼受付、予定の分離、現場実績の確定、合意貸与数量の更新という順で管理します。依頼書は実績の証拠ではないため、受付時点で回収済み・納品済みとせず、各段階の記録日と担当を分けます。

ステップ1：交換依頼を顧客・品目・サイズ・数量で受け付ける

顧客と納品先を特定し、変更前と変更後の品目・サイズ・数量、交換理由、適用希望日を依頼記録へ残します。受付時は現行の合意貸与数量と照合し、旧サイズの対象数量を超えていないか、新旧の品目キーが特定できるかを確認します。

依頼内容が曖昧な場合は推測で補わず、確認待ちとして残します。受付担当者が交換を承認したことや自動発注が行われたことを意味する記録ではなく、顧客から受けた予定の控えとして扱います。

ステップ2：旧サイズの回収予定と新サイズの納品予定を分ける

旧サイズの回収予定と新サイズの納品予定を別欄にし、同数であると決めつけず品目ごとの予定数量を整理します。回収予定日と納品予定日も分け、同日交換か、先に新サイズを納めるか、後日に旧サイズを回収するかを読み取れる状態にします。

予定が変更されたときは、当初の予定を実績へ書き換えません。変更後の予定と変更日時を記録し、集配が終わるまでは実回収数・実納品数を未確定にします。洗濯、補修、検品などの工場工程の進捗は、この予定表やHUB標準の回収・納品実績に含めません。

ステップ3：現場で実回収数と実納品数を確定する

集配時に旧サイズの実回収数と新サイズの実納品数を別々に記録し、予定との差があれば理由を残します。配送員のスマホ入力で回収・納品を現場記録する方法に沿って、顧客、納品先、品目ごとの現場実績をHUB標準の記録へ確定します。

旧サイズを3着回収できず、新サイズも1着不足した場合は、回収不足と納品不足を別の差異として扱います。未回収は顧客先に残る旧サイズの確認対象、納品不足は新サイズを届け切れていない確認対象であり、原因も次の対応も異なります。予定数量との一致だけで完了を判断せず、実回収と実納品をそれぞれ確認します。

ステップ4：合意貸与数量を外部台帳または契約カスタム項目で更新する

顧客と合意した適用日を基準に、外部貸与台帳へ変更前後値と理由を残すか、契約カスタム項目を更新して監査ログで追跡します。依頼受付日、実回収日、実納品日が同じとは限らないため、適用日をいずれかの日付へ自動的に合わせません。

合意貸与数量は、次回以降の契約確認に使う基準値です。外部貸与台帳では旧行の適用終了日と新行の適用開始日を分け、契約カスタム項目では確定値の変更履歴を監査ログで確認します。依頼数量や一日の実績数量を、そのまま次回基準へ転記しないことが重要です。

依頼・実績・合意貸与数量の記録を比較する

3つの記録は、数量の意味、確定者、更新時点、変更方法が異なります。預け在庫との関係はリネンサプライ預け在庫管理の完全ガイドで確認し、サイズ交換の依頼予定や合意基準をHUB標準の顧客先残高へ直接上書きしません。

この比較表も、HUBの自社実装事実から編集した「サイズ交換の3記録対応表」です。外部貸与台帳は推奨運用でありHUB標準機能ではなく、合意貸与数量も契約カスタム項目で補う値です。3記録を同じ画面で自動連携する機能や、依頼から発注までの自動処理を保証するものではありません。

依頼数量を実績数量として扱わない

依頼数量は、顧客が希望した交換予定であり、現場で受け渡した事実ではありません。実回収数と実納品数は集配時に別々に確定し、予定との差異を残します。依頼どおりに作業できた場合も、依頼書の予定欄を実績欄へ転記するだけで終えず、現場確認を経た記録にします。

合意貸与数量も実績とは別です。顧客と確定した適用日から次回基準として使い、一時的な不足や分納だけで変更しません。サイズ交換に伴う貸与条件の変更と請求額の算定は同じではなく、リネンサプライ請求額の計算ロジックで扱う契約単価と実績数量による請求条件へ分けます。

回収不足と納品不足を一つの差異にまとめない

回収不足は、旧サイズの回収予定数に対して実回収数が少ない状態です。納品不足は、新サイズの納品予定数に対して実納品数が少ない状態です。新旧の数量差を相殺して一つの差異にすると、未回収品と未納品のどちらへ対応すべきかが分からなくなります。

差異記録には、依頼番号、品目、サイズ、予定数、実績数、差異数、確認状況を残します。紛失・破損の負担や追加請求は契約条件に基づいて別に判断し、サイズ交換依頼書や差異の存在だけで責任を確定しません。差異が解消しても、当初実績を予定数へ置き換えず、後日の回収・納品を別実績として記録します。

サイズ交換の漏れと二重計上を防ぐ

漏れと二重計上を防ぐには、依頼番号を軸に旧サイズの予定・実回収、新サイズの予定・実納品、合意貸与数量の適用日を順に突合します。回収と納品のどちらかが完了しても交換案件全体を完了にせず、未処理の側を確認できる状態にします。

旧サイズが未回収なら回収済みにせず差異を残す

旧サイズが未回収なら、回収予定数を実回収数へ上書きせず、未回収数量を差異として残します。後日回収できたときは新しい実回収として記録し、最初の集配日に回収したように日付を遡らせません。これにより、その時点の顧客先残高と後続対応を説明できます。

新サイズを予定より少なく納品した場合も、予定数を減らして一致させず、納品不足として残します。合意貸与数量を更新する適用日は顧客との合意に基づき、未回収や納品不足を隠すために変更しません。請求条件の変更や紛失負担の判断も別記録とし、現場実績の訂正と混同しない運用にします。

個人申請・承認ワークフローは保証範囲から分ける

個人申請、上長承認、交換承認の画面や自動発注は、リネンサプライHUBの保証範囲に含めません。顧客から確定した依頼内容を供給事業者が受け付け、HUB標準では集約した回収・納品実績を記録する境界にします。承認が必要な場合は、顧客側の申請記録や自社の外部手順で補います。

着用者エンティティ、個人別貸与履歴、個体ID、RFIDによる追跡も保証しません。HUBで扱うのは顧客・納品先・品目単位の数量集約であり、個人情報や個体履歴が必要な運用は別システムへ分けます。洗濯や検品などの工場工程についても、サイズ交換の受付・集配実績・合意基準とは別の管理対象です。

まとめ

サイズ交換依頼書は、変更前後の品目・サイズ・数量を対にし、回収予定と納品予定を記録する業務帳票です。依頼は予定、HUB標準の実回収数・実納品数は現場実績、外部貸与台帳または契約カスタム項目の合意貸与数量は次回以降の基準として分けます。

未回収は予定数で埋めず、回収不足と納品不足を別の差異として残します。請求条件や紛失負担も交換依頼だけで決めず、個人申請、承認ワークフロー、着用者管理、自動発注、工場工程、RFIDはHUBの保証範囲から分離します。

よくある質問

サイズ交換依頼書には何を記載しますか？

顧客、納品先、依頼番号、受付日、適用希望日、変更前の品目・サイズ・数量、変更後の品目・サイズ・数量、交換理由を記載します。HUB標準の実回収数・実納品数と、外部貸与台帳または契約カスタム項目に記録する合意貸与数量の適用日は、依頼内容とは別欄で確定します。

交換する従業員名は必須ですか？

供給事業者が顧客別・品目別・サイズ別の数量変更を管理する記事設計では、従業員名は必須にしません。個人別貸与が契約上必要な場合は、リネンサプライHUB標準の実績・在庫の数量集約とは別の管理に分けます。

合意貸与数量はいつ更新しますか？

顧客と合意した適用日から、外部貸与台帳または契約カスタム項目で更新します。サイズ交換の依頼受付日、旧サイズの実回収日、新サイズの実納品日とは役割が違うため、同じ日付として自動的に扱いません。

旧サイズを回収できなかった場合はどうしますか？

回収予定数を実回収数へ置き換えず、未回収数量を差異として残します。紛失・破損の負担判断は契約条件と別記事へ分け、サイズ交換依頼書だけで責任を確定しません。

リネンサプライHUBにサイズ交換の承認機能はありますか？

承認ワークフローは保証範囲に含まれません。顧客から受けた交換内容と合意貸与数量は外部貸与台帳または契約カスタム項目で補い、HUB標準の回収・納品実績と分けて管理します。契約カスタム項目の変更は監査ログで追跡します。

サイズ交換の予定・実績・次回基準を整理

リネンサプライHUBなら、顧客・品目・契約条件と、現場の回収・納品実績を分け、サイズ交換の差異を確認できます。1名あたり月額2,980円（6名以上・税込）から、初期費用30,000円（税込）でご利用いただけます。

料金・機能の詳細や無料での製品体験については、お問い合わせからご案内しています。

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